Sorgsamer Umgang mit Vorfällen.
Hinweisgebende – sogenannte Whistleblower – melden Bedenken, Beschwerden und Vorfälle anonym und sicher.
Die apt Group setzt sich für eine Kultur des Vertrauens ein, in der Mitarbeitende Fragen stellen, Rat einholen, Bedenken äußern und vermutete Verstöße melden können. Unser Hinweisgebersystem unterstützt uns dabei, auf mögliche Probleme hinzuweisen, Bedenken zu äußern und Regelverstöße direkt anzusprechen.
Die Einhaltung von Regeln und Normen ist entscheidend, um Schaden von unserem Unternehmen, unseren Mitarbeitenden und externen Personen abzuwenden. So schützen wir alle, die durch Fehlverhalten innerhalb unserer Organisation beeinträchtigt werden könnten. Aus diesem Grund hat die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften oberste Priorität. Erkennen wir Fehlverhalten oder werden uns potenzielle Regelverstöße bekannt, zögern wir nicht, diese anzugehen.
Über unser Hinweisgebersystem können Meldungen zu Fehlverhalten und vermuteten Verstößen in einem geschützten Rahmen – gerne auch anonym – eingereicht werden. Dieses System steht unseren Mitarbeitenden ebenso wie den uns überlassenen Leiharbeitnehmenden zur Verfügung.
Nach Erhalt eines Hinweises, wird dieser, je nach Risiko für unser Unternehmen, unsere Mitarbeitenden oder Dritte, kategorisiert. Auf Grund von lokalen Anforderungen können Zuständigkeitskriterien unseres Hinweisgebersystems variieren. Jeder einzelne Hinweis wird daher nach Eingang individuell geprüft. Anschließend erfolgt eine Untersuchung entweder auf gruppenübergreifender Ebene oder lokal am Standort, je nach Risiko und den Besonderheiten des Hinweises.
Die apt Gruppe setzt sich intensiv dafür ein, eingehende Meldungen zügig und ohne unnötige Verzögerungen zu bearbeiten. Gleichzeitig wird darauf geachtet, dass der meldenden Person während der Erstprüfung und möglichen darauf folgenden Untersuchung ausreichend Zeit gewährt wird, um auf Rückfragen zu antworten und relevante Aspekte des Sachverhalts vorzubringen. Die Dauer der sachgerechten Prüfung eines Hinweises variiert je nach Umfang und Komplexität und kann von wenigen Wochen bis zu mehreren Monaten reichen.
Technischer Ablauf
Unsere Plattform für Hinweisgebende ermöglicht es Ihnen, potenzielles Fehlverhalten über eine geschützte Webseite zu melden. Nach Hinterlassen einer Nachricht erhalten Sie eine zufällig generierte Fallnummer und vergeben ein persönliches Passwort. Bewahren Sie diese sorgfältig auf, um sich mit uns auszutauschen. Die Fallnummer ermöglicht es Ihnen, über die Plattform Rückmeldungen und/oder Rückfragen zu lesen oder anzuhören und sich z.B. weiter zu einem Vorgang auszutauschen. Auch elektronische Dokumente können hochgeladen werden.
Wenn Sie Ihre Fallnummer und/oder Ihr Passwort vergessen haben, übermitteln Sie uns bitte erneut Ihre Nachricht. Sie erhalten dann eine neue Fallnummer und können ein neues Passwort vergeben. Für die weitere Kommunikation mit unserem Team nutzen Sie anschließend Ihre neue Fallnummer und Ihr neues Passwort.
Darüber hinaus erreichen Sie unsere Meldestelle unter folgender Adresse:
apt Holding GmbH
Meldestelle
Rheinpromenade 11
40789 Monheim am Rhein
E-Mail:ethics@apt-alu-products.com
oder per Sprachmitteilung über eine kostenfreie Telefonnummer 02173-962318.
Grundlegende Prinzipien
Transparenz und Schutz
Im Zuge eines offenen Prozesses gewährleistet unser Beschwerdeverfahren den Schutz unseres Unternehmens, unserer Mitarbeitenden, Kunden, Geschäftspartner und anderer Betroffener, insbesondere der hinweisgebenden Personen. Die Basis unseres Systems bildet ein einheitlicher und transparenter Prozess, begleitet von einer vertraulichen und professionellen Bearbeitung von Hinweisen und Beschwerden.
Unser Ziel ist es, Hinweise und Beschwerden auf faire, ausgewogene und transparente Weise zu untersuchen, um Probleme effizient und effektiv zu lösen.
Im Detail gelten folgende Grundsätze:
Objektivität und Unparteilichkeit
Hinweise und Beschwerden werden neutral und objektiv behandelt – unter strikter Einhaltung der Unschuldsvermutung. Die mit der Verfahrensdurchführung beauftragten Mitarbeitenden handeln unparteiisch, ohne an Weisungen gebunden zu sein.
Diskretion
Die Mitarbeitenden, die das Verfahren durchführen, behandeln jeden Fall äußerst vertraulich, insbesondere im Umgang mit personenbezogenen Daten. Die Identität der hinweisgebenden Person wird, sofern gewünscht und gesetzlich möglich, nicht preisgegeben. Die Vertraulichkeit erstreckt sich auch auf Personen, die Gegenstand von Hinweisen oder Beschwerden sind.
Schutz der hinweisgebenden Person
Es ist untersagt und wird nicht toleriert, hinweisgebende Personen oder solche, die an Untersuchungen teilnehmen, zu benachteiligen, einzuschüchtern oder anzufeinden. Wir setzen uns bestmöglich ein, um diese Personen vor Diskriminierung und Repressalien zu schützen.
Einbindung der hinweisgebenden Person
Jeder Hinweis und jede Beschwerde wird von apt ernst genommen, und die hinweisgebende Person wird grundlegend über den Fortschritt und den Ausgang des Verfahrens informiert. Wir streben maximale Transparenz gegenüber der hinweisgebenden Person an, müssen jedoch in bestimmten Fällen auch die rechtlich geschützten Interessen Dritter berücksichtigen.
Verfahrensdauer
apt setzt sich nach besten Kräften dafür ein, alle eingehenden Hinweise und Beschwerden zügig und ohne schuldhafte Verzögerung zu bearbeiten. Gleichzeitig wird darauf geachtet, der hinweisgebenden Person ausreichend Zeit für die Mitwirkung an der Sachverhaltsermittlung einzuräumen. Die Dauer der Prüfung kann je nach Umfang und Komplexität des Sachverhalts variieren.
Verfahrenskosten
Das in dieser Verfahrensordnung beschriebene Verfahren kann kostenlos in Anspruch genommen werden. Kosten, die der hinweisgebenden Person möglicherweise im Zusammenhang mit der Nutzung des Beschwerdeverfahrens entstehen könnten, werden von apt grundsätzlich nicht übernommen, einschließlich Reisekosten oder Kosten für Rechtsberatung.
Ablauf des Verfahrens
Einreichen von Hinweisen oder Beschwerden
Berechtigte Personen: Jede Person kann potenzielle Missstände melden.
Erforderliche Angaben
Um eine angemessene Bearbeitung zu ermöglichen, sollten Meldungen so konkret wie möglich und unter Berücksichtigung folgender Fragen formuliert werden:
Wer? Was? Wie? Wann? Wo?
Verfahrensablauf nach Einreichung
Eingangsbestätigung:
Der Eingang der Beschwerde wird innerhalb von sieben Tagen schriftlich oder elektronisch bestätigt, sofern Kontaktdaten übermittelt wurden.
Registrierung und Weiterleitung:
Die Beschwerde wird von apt als Fall registriert und automatisch an die zuständige Untersuchungseinheit weitergeleitet.
Prüfung der Beschwerde:
Die Untersuchungseinheit prüft, ob ein ausreichend konkreter Anfangsverdacht besteht.
Folgemaßnahmen:
Bei Verdacht werden geeignete Maßnahmen zur Vorbeugung und Korrektur geprüft.
Abschluss und Überprüfung:
Die Untersuchungsergebnisse und -maßnahmen werden in einem internen Abschlussbericht dokumentiert, und die hinweisgebende Person wird spätestens nach drei Monaten und sieben Tagen schriftlich über den Abschluss des Verfahrens informiert.
Ihre Hinweise sind entscheidend, um schwerwiegende Nachteile für unser Unternehmen, unsere Partner und unsere Mitarbeitenden zu verhindern. Wenn Sie einen (potenziellen) Regelverstoß beobachten oder vermuten, zögern Sie bitte nicht, sich an uns über unser System zu wenden.
Vielen Dank für Ihr Vertrauen und Ihre Unterstützung.
